進一步提升科研用戶服務(wù)，清華大學(xué)“云商城+本地管理” 突破不止一點點

       科研過程中，不少課題組幾乎每天都需要采購，尤其是試劑耗材類物資。但每個采購的訂單額度都不大，一個月下來僅發(fā)票就一大摞，報銷起來著實讓人頭疼。

       2017年，清華大學(xué)與北京庫巴扎共同建設(shè)了清華大學(xué)試劑材料管理系統(tǒng)，將科研物資采購、財務(wù)管理、危化品管理等融合為統(tǒng)一的管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)平臺正式上線至今，已順利運行4年，入駐供應(yīng)商300+，為清華大學(xué)在校師生及科研人員提高采購和管理效率，充分利用科研經(jīng)費，減輕繁瑣的財務(wù)報銷壓力，結(jié)算速度提升80%，又幫助校方加強了財務(wù)、安全等監(jiān)管。

       隨著科研“放、管、服”的政策落實，習(xí)近平總書記強調(diào)，要遵循知識分子工作特點和規(guī)律，讓知識分子把更多精力集中于本職工作，把自己的才華和能量充分釋放出來。庫巴扎響應(yīng)國家政策，運用信息化的技術(shù)和服務(wù)進一步升級平臺，切實給科研活動松了綁，加速科研流程，讓科學(xué)家踏踏實實搞研究。

       2021年6月，清華大學(xué)正式啟動清華大學(xué)試劑材料管理系統(tǒng)二期建設(shè)項目，在符合清華大學(xué)信息管理制度要求的前提下，二期系統(tǒng)采用“云商城+本地管理端”的方式，進一步優(yōu)化用戶體驗。

•  統(tǒng)計功能強大：訂單、課題組、供應(yīng)商、品類等多維度數(shù)據(jù)展現(xiàn)；化學(xué)品按位置、分類等多維度數(shù)據(jù)展現(xiàn)；氣體鋼瓶多維度數(shù)據(jù)分析；

  
  

• 角色靈活分配：靈活分配課題組、學(xué)院、校級權(quán)限，用戶進入平臺后，代辦事項及訂單、總額等數(shù)據(jù)分析提醒一目了然；

  
  

• 多種搜索模式：不同于傳統(tǒng)消費品，化學(xué)試劑更專業(yè)，科研行業(yè)每天約有1500種新的化學(xué)品產(chǎn)生，科研人員搜索商品時不僅僅需要產(chǎn)品名稱、CAS號、有時候還有用到結(jié)構(gòu)式等等，多種搜索引擎讓定位更精準(zhǔn)；同時對化學(xué)品引入SDS，實時對科研人員進行安全培訓(xùn)，讓科研人員采購源頭了解到項目的風(fēng)險隱患，避免安全事故發(fā)生；

  
  

• 靈活審批機制：科研過程中，涉及到危化品的采購不同普通試劑，往往需要管理方多級審核可購買，同時為了保證廉政風(fēng)險，大額訂單往往也需要審核，因此平臺根據(jù)自定義審批規(guī)則，系統(tǒng)自動拆分，推送待審批訂單，每個訂單流程進度條實時可見。

  
  

• 下單超量提醒：針對危化品存量安全管理，用戶在下單時，系統(tǒng)可以限制購買量，預(yù)警提醒或者禁止下單，確保課題組內(nèi)杜絕危化品大量存儲引起的事故發(fā)生，保障師生安全；同時為了管理方便捷管理，系統(tǒng)支持移動端審批，管理方即使出差也可以瞬間完成工作；

  
  

• “庫閃付”結(jié)算管理：為了進一步加快結(jié)算流程，供應(yīng)商的保證金是由第三方金融機構(gòu)監(jiān)管，因此在平臺購買的試劑耗材可以快速付款、自動簽收、自動驗收，平臺為您保障。平臺定期針對多家供應(yīng)商的多個訂單向科研機構(gòu)開具一張發(fā)票，一次完成指定范圍內(nèi)所有交易的結(jié)算，4-6周之內(nèi)完成財務(wù)結(jié)算。

       二期功能上線后，平臺實現(xiàn)用戶需求數(shù)據(jù)化、經(jīng)辦人操作便捷化、供應(yīng)商結(jié)算快捷化、采購信息公開化，大幅度提升了科研服務(wù)水平。同時平臺還加強了危化品庫存的規(guī)范化管理，與智能柜系統(tǒng)聯(lián)動，確保危化品臺賬的動態(tài)更新，為管理方提供采購可追溯，存量數(shù)據(jù)準(zhǔn)，回收可統(tǒng)一的全周期精細化管理，給師生一個健康、放心的科研環(huán)境。